时间管理之方法篇

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在阅读本文前，建议各位先阅读第一篇：时间管理第一步——重视时间

本篇是时间管理的方法篇，鉴于篇幅较长，讲完一部分内容后我便会附上思维导图，供大家把握文章结构。

2.2 在具体方法方面，我采用的是“1+N”的模式，即以1个方法——柳比歇夫时间管理法为主，同时也用N个方法不断进行辅助优化。

注：因为目前市面上推崇的关于时间管理的方法太多了，我觉得挨个介绍GTD、四象限法则、番茄钟法等这些方法，看到最后大家或许只能停留在”知道“的层面，为了让大家能够发生”改变“，有可以立马参照执行的效果，我将以5个问题切入，根据自己的理解对诸多方法进行杂揉，让大家更清楚什么情况下该采取什么样的行动。

2.2.1 好了，我们先来了解一下柳比歇夫时间管理法。

什么是柳比歇夫时间管理法？（What）

这得先从柳比歇夫这个人开始说起，他老人家是苏联的昆虫学家、哲学家、数学家，也精通文学、戏剧、音乐。他一生出版了近70部学术著作，各类文章报告总计12500页机打稿。

最要命的是，他从26岁开始每天都做时间管理，直到1972年8与31日（82岁）去世，56年的漫长时间里，没有任何一天中断！

就连自己儿子去世的那天也没有中断！

我很想称呼他为时间管理狂人，不是达人，是狂人。

看到他的简历时，我毫不犹豫就决定学习他的时间管理法，重塑自己的生活。

时间管理之方法篇

那为什么要用他的时间管理法呢？（Why）

主要就两点，一是提高自己对时间的敏感度、重视程度。我们现在很多人不觉得时间管理重要，主要就是对时间的流逝不敏感，不觉得这是很大一回事，而该法能很好的提高我们对时间流逝的感知度，让自己重视起时间来。

二是通过该法，我们能清楚了解到自己每天的时间都花在哪里了，从而才有办法想着从哪里挤出更多的时间出来干重要的事。

我们要怎么应用这个方法呢？（How）

他的方法非常简单，总共就分为四步：记录、统计、分析、反馈。

记录：这一环节主要是为了提高自己对时间的觉知，即切实感受到时间流逝的不可阻挡。当然，同时也为后面的步骤提供基础信息，这是基础的一步，也是关键的一步。

在这一环节里，我们需要对自己每一分钟都花在哪里了进行详细、真实、精确的记录，从开始时间到结束时间，精确到几点几分，误差不要超过5分钟。这一环节看起来最容易，实则最难，因为我们需要确保记录时刻发生，确保记录真实有效。

那这就很讲究了，从我现在实操来看，除非专门雇一个人来每天24小时盯着我，然后记录好相应的时间，否则自己很容易忘了这回事！就像我现在正在专注写文章，家人突然叫我出去吃饭了，那我就极有可能关下电脑就出去吃饭了，而没有记录这个起始的时间。

又或者说我在写文章时，本想用手机搜索一个信息，结果却在抖音里沉迷了不知道多久，那这个行为是什么时候开始的也就不好记录了。

所以为了确保记录做到详细、真实、精确，我们必须提前做些准备：

第一，选好工具。关于这点，我在后面专门讲一下，我现在正在用“时间日志”这款APP进行记录，先给他一个好评！

第二，适时修正。首先是想起来自己忘了记录的时候就立马回顾一下是哪个环节忘了，然后快速补充、修正。再者就是每天给自己设定一个固定用来回顾、修正的时间，最好是睡前和复盘一起做，顺便可以回顾一下自己这一天的生活。

在修正的时候，我们可以参考比如微信、通话记录等体现我们行动轨迹的工具，便于我们更好的回忆起是什么时候行动的起止时间。

第三，心理上允许自己出现错记、漏记的情况。我们不能因为没有记好就懊悔、自责，因为这些都是正常的情况，我们之前没有养成这个习惯，所以需要花些时间来刻意改变。

更甚者，有时候我们坚持记录了一段时间，突然有那么一两天因为一些原因没有去记录，导致自己觉得这个记录工程就不完美了，干脆就不修正了、甚至不记录了。

这完全没有必要，某个时间段没有记录那就不记录了，接着从当下开始做好就可以了。

千万不要一开始就想着做得很完美，或者因为不完美的情况出现而放弃整个项目，毕竟我们总是在向完美无限靠近的。

（我自己在践行的时候就有出现那么一两天啥也不想做，然后就没有记录的情况。）

总而言之，我们的原则是，坚持记录，适时修正，接受不完美！

统计：以前柳比歇夫老爷子需要花不少时间自己做统计，但是现在很多工具都能够帮助我们进行统计分析了，这一步我们实在不需要花什么时间，仅仅需要自己学会看统计数据就好。

分析：这一步主要是统计时间支出情况，总结反思浪费时间的场景。

每天睡前先看看，今天的有效时间占比是多少？浪费了多少时间？比如洗澡正常15分钟可以搞定，今天洗了30分钟；比如工作间隙是准备休息一下的，结果玩了一小时抖音，或者看了一小时的公众号文章……然后开始思考有什么能够避免浪费时间的办法。

我就记录了几个我比较容易浪费时间的场景：

1. 购物或者找攻略时，会陷入选择困难以及想多看看多了解一下的心理；

2. 吃饭时看剧，使得十分钟可以搞定的事拖到三十分钟甚至更久；

3. 饭后半小时，老是安排不好做些什么，然后就想着出去走走，结果一走就是一两个小时；

4. 睡前刷手机，刷得困到睡着；

5. 午睡起不来，本来设定的20分钟起床，结果是真起不来；

6. 情绪失控时，发生争吵、受到批评、突然爆火、收到难过的消息等等，我都需要花一些时间来平复；

7. 要记太多任务，脑子里同时要记太多任务，搞得人很烦躁；

8. 聚会，有时是大人们的聚会，有时是自己年轻人的聚会，一聚会一般都是一天或者半天，容易直接玩过去。

然后我为此设置了明确的解决办法，比如购物容易陷入页面上琳琅满目的商品中不知如何选择，然后在各个商品之间逛了半天发现自己还是不知道买什么。

我现在一般就是：先明确需求、再查找商品攻略（不看商家出的攻略，通常是在某书浏览）、再结合商品的销量和评论情况下单。有时候半小时了还无法决定买哪个的时候，我要么强迫自己快速下单；要么先停止无意义的浏览，后面再找个机会和对象一起看。

总之这一环节就是，发现自己容易把时间浪费在哪里，然后想出节约这个时间的办法。

反馈：在这一环节，主要就是针对前面自己的分析结果对第二天的时间开支情况进行调整，原则就是压缩受限时间（每天必须做某事的时间），多花时间做重要的事”。当然也要结合一些方法，具体我在后面说。

通过记录-统计-分析-反馈四步循环迭代，我相信我们的时间管理一定能越做越好。好到后面可能就像柳比歇夫一样，不需要看表就能知道现在是几点钟了。

时间管理之方法篇

下面我们通过5个问题来看一下时间管理的N个方法。

2.2.2 针对事情多且杂的情况

一天里事情多且杂，可能是我们大多数人的生活状态。

工作中，我们可能主要负责跟进一两个项目，穿插着参加会议、签字走流程、寄送文件、补资料等小破事；

生活中琐事更多，比如买纸巾、和父母通电话、打扫卫生、准备第二天的早餐、买银行理财等等，不过这些给我们的压力可能不大，因为心底里认为有时候推迟做也没有影响。

如果你有自己的待办清单，可以看看自己以前都记录了哪些待办，看看是不是一些极其琐碎的事，而且很多。

那针对这些情况，我们要怎么办呢？我总结了如下方法：

第一，解放大脑，用外脑记录所有事。

大脑是用来思考的，而不是用来记忆的。我们可以借用工具来记录所有需要记录的事，把工具当成我们的“外脑”。关于外脑的选用，合适就好，我也会在下文介绍自己正在使用的工具——滴答清单APP。

只有记录，才不会出现忘记做什么事的情况；也只有这样，我们的大脑才有可能专注思考，注意力才能百分百集中在一件事上，而不是在写报告的时候还惦记着回家要买对象爱吃的牛肉。

当然，我们在记录的时候也要讲究方法：

有的会明确几点钟要做什么事，比如三点半参加部门会议。这类事务非常清晰，可直接行动，所以就直接记录在日程表里，到点去做就好。

日程就是一个只有两列的表格，第一列是时间，第二列是事项，直接把所有能安排的事项记录在对应的时间栏就能形成当天的日程表。

这些功能滴答清单都是具备的，还能在日、周、月视图之间切换。这样就能对这一时期内的安排做到了然于胸、应对自如。

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除了这种可以直接行动的事，也有很多时候没那么简单。

有的要么时间没定，比如典型的——有空和朋友聚餐；关于这类事务，可以专门建一个“将来清单”来存放，定期查看一下这个清单，看看有没有时间做成的事，如果有，就拉出来放到对应的日程表中。

还有一类时间没定的，就像给客户打电话了解产品使用情况、找领导签个字、统一回复消息、给同事发份资料等等，这些事情有他的共同特点——可快速完成、足够碎片化。碰到这类事，要分情况处理。

首先，我们要给自己设置一个集中处理这类碎片事务的时间，这是为了确保自己有大量的整块时间来集中注意力做重要的事情。

这个处理碎片事务的时间，可以是在中午吃饭前、下午三点后，最好根据自己的工作实际、精力情况进行安排。

一般情况下，我们可以直接将这类事务安排在自己的碎片事务处理时间段。

但是如果这件事几秒钟就能完成，比如给邻座的同事递个文件，那就直接去做且不用记录（咱没必要花这时间）。

当然，我们肯定还会碰见更急的事情，那就可以根据事情的重要紧急程度来判断先做哪件事了。不过总的原则是：专注时间尽量不要被打扰，碎片事务尽量安排集中处理，同场景事务尽量安排批量处理。

同场景事务很好理解，比如要找领导签字，就把所有要领导签字的文件都签了；要外出某地，就把所有顺路的外出都做了等等。

我之前在银行网点工作，每次去分行都是带一口袋资料过去，把我们网点所有要给分行的资料都带上，然后挨个分给各个部门的同事处理。

此外，也有更复杂的项目，他们需要完成多个步骤，甚至还需要外界的协调配合。

比如筹划部门外出团建，要做的事就包括但不限于：联系多个旅行社提供几个方案、与领导同事商议确定方案、统计参加人数、走外出申请和预算申请流程、购买小零食&饮用水&应急药品等物资、制作横幅&旗帜等物料、协调购买外出保险等等。

还有比如出版一本书，再大到造个新款车，修个房子修个桥等等，这些都需要和他人高度协调配合，同时对项目整体进度的把控要求也更高。

这类项目需要执行的动作比较多，此时就需要专门为他建一个清单，写出所有要做的事情，然后按照一定顺序排列好，再逐个完成。

此时如果有甘特图配合，能显示任务进度情况，把控整体进度，自然最好。要是还能和其他人共享项目整体情况，那简直就是完美。

（巧了，滴答清单有这个功能！）

总结一下：

A. 所有的事情都记录下来.

B. 可直接行动的、能快速完成的都记录进日程表中；

C. 时间需另行确定的，记录进“将来清单”中；

D. 需要协调配合的项目，我们要针对单独它建一个项目清单。

E. 总原则就是：专注时间尽量不要被打扰，碎片事务尽量安排集中处理，同场景事务尽量安排批量处理。

第二，要事第一，琐事批量处理。

很多人做时间管理都会进入一个误区：把时间管理当成琐事管理，每天把大量时间花在记录、安排自己的琐事上，然后养成了琐事优先的习惯。

这样一天下来也会发现自己做了很多件事，但是最重要、最有价值的事情却拖在了最后。这就是我们骨子里喜欢趋难避易的结果。

因为没有做到要事第一，我们将始终陷入盲目地忙碌之中。

著名管理学大师德鲁克在《卓有成效的管理者》中提到，我们需要聚焦要事，做到要事第一，这样产出才会更大，自己做事也会更有效率。

二八法则也是这个道理：我们要用80%的精力去专注在20%的事情上，这20%的事情就是那最重要的事。

在我的实践来看，一天里我们一般安排1-3件非常重要的事情做，且能够完成，就是比较理想的了。

那琐事怎么办呢？我在前面提到要学会挤出自己的整块时间，用整块时间来做最重要的事情。

对于琐事，一方面是穿插在整块时间之间完成（番茄工作法的小憩时间），二是安排出批量处理琐事的整块时间，对琐事进行批量处理。

比如我前面提到的午饭前、下午三点后等，抽出一个时间段用来集中处理自己的琐事。然后对于相同场景的琐事，签字、外出等，统一处理就好了，这样更高效方便。

同时，我们要学会接受自己做不完当天任务的情况，无论是因为工作效率问题，还是临时事件打断，又或者自己对任务的完成时间预估不够合理等情况，我们都有可能无法完成当天的任务。

这也更加强调了要事第一的重要性。

我之前在工作的时候会出现这样的情况，琐事完成时已经到了下班的点，但是要事还没开始，不得不开启加班模式，专注在自己的要事上。

一天下来，我们最重要的事情做完了，唯有一些琐事实在无法完成，与琐事做完要事没做相比，肯定是前者会让我们成就感更足。

第三，事情不要都自己做。

很多人在做事的时候都会想亲力亲为，这样自己才更放心，自己也能在实操中学到更多东西、发现更多问题、有更多新的体悟等等。

这样做的初心或许是好的，但是却违背了要事第一原则，这样会使得我们无法聚焦在自己最重要的任务上，从而可能出现本末倒置的情况。

所以我们在工作的时候要学会判断、筛选，在要事第一的原则下，能不做的就不做，能委托别人做的就委托别人做。

通过外脑记录、要事第一、并非多要亲力亲为这三条方法，我们在面临事情多且杂的情况时，应当有更清晰的处理方式了，而不是像以前一样觉得慌张烦躁、一地鸡毛。

2.2.3 针对不想做或者无从下手

首先，这件事得是我们需要做的事，如果我们可以不做、没必要做，那自然不用写进清单里。

如果我们认识到这件事必须做，那就可以从下面几个方面着手去做，避免知道该做却迟迟不做、无从下手等情况。

第一，我们需要充分清楚地认识到这件事的重要性，最好是写出来。这个仍可以参考前面关于“重视时间”这一部分，专门针对对于的事做个利弊分析，让自己明确认识到做这件事的意义所在，从而增加做事的动力。

第二，先完成，再完美。MPV的理念真的很实用，凡事都按照“最小可行”的思路先做，自己的行动力就会爆棚，成长感、成就感也会很足。

就像我写这篇文章，必然有需要迭代完善的地方，不过还是先完成，后面再完美。

做其他事情也要这样，千万不能被完美主义束缚住了手脚，千万不要觉得自己一出手就一定要是精品，一定要完美无暇、无懈可击。

这个世界上，没有哪一个产品是不需要迭代的。记住，没有。

所以，放下完美主义的包袱，轻装上阵，自然会越做越好。

第三，分解到“下一步行动”。很多时候我们拿到一个任务无从入手，往往是觉得这件事的切入点很多，可以先做这个也可以先做那个，需要完成的子任务也很多，这样反而不知道怎么开始做。

这个就需要对项目进行分解，分解到每个人要做什么工作，同时参考SMART的原则，设定相应的时间期限、完成标准。

然后最重要的，是在列最小执行任务的时候，对每个任务都要以动词开头进行描述，这样自己在看待任务的时候，行动指令性就更强。

比如，在同样的清单里像下面这样列任务，“查阅有关北京旅游的资料，并制作旅游规划（今天12点前）”和“北京旅游安排”，相比之下，肯定前者的目标更明确，行动的指令性也更强，即我知道我下一步要做什么。

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2.2.4 针对做事效率不高

我们一定常常碰到下面这个情况：

计划早上花两个小时专心写完这篇报告（或者其他某个工作），做的过程也很专注，没有人打扰，中途发现想搜索一个名词或者确认一个素材的细节，于是打开手机准备搜索。

然后，就被百度热搜、微博热搜、抖音、微信等带入到偶遇明星逛街、穷小子变身豪门少爷、朋友圈又有人晒旅游照等等信息漩涡中，就像别人说的，一根线牵出后面的一头大象，时间在不知不觉之中过去了几个小时。

这只是做事效率不高的一个常见情景，还有无法集中注意力、一做事就犯困等情况。碰到这样一些做事没效率的情况时，我们该怎么办呢？

第一，我们要营造专注环境。在正式着手做任务前，我们至少要接好水并放在案前，最好再上个洗手间，关闭各类设备的提示声音或者闪烁（尤其是PC端的微信），同时和身边人说好尽量不要打扰到自己。

在这期间也尽量不要进入互联网，把需要搜索的东西都记录下来，等结束当下的任务后再去了解。

当然，如果有非得上网、打开手机的时候，仍有一些技巧可以帮助我们最大程度避免陷入信息漩涡。

手机端，我会把几乎所有APP的通知权限都关闭，即下拉屏幕的时候手机屏幕没有各类APP推送的乱七八糟的广告。

电脑端，我会在浏览器上下载屏蔽广告的插件（目前我用的是Adblock Plus，网上有很多关于如何屏蔽广告的教程），这样能很好地确保自己不会被这些热搜或者广告吸引。

在打开这两个东西的时候，我就先给自己强提醒，反复告诉自己是要打开它来做什么，做完就立马关闭，不要去理会那些无关的信息。

这样久而久之，自己被拉进信息漩涡的概率就会越来越小。

第二，我们要做好精力管理。做好精力管理也是一个需要学习并长期实践的事儿，后面我也会去做这件事，目前我知道的，是这么几点。

首先，吃好、喝好、睡好、运动，是几个关键点、基础点。

关于这几个点，每个人都知道该怎么去做，少吃多餐、营养均衡、早睡早起、跑步游泳……

我更想和大家聊的是，我们不能觉得做这些事是浪费时间，然后减少自己的睡眠、运动等时间。

从一定程度上讲，这些是我们人类的受限时间，每个人都需要抽出时间来做这几件事，这样我们才能更有精力做好别的事，而且我们还能在这些受限时间里获得解决问题的很多灵感！

有这样一个故事：

一个女孩和几个朋友一起野营，有人提出每个人都要编个鬼故事的想法。其他人都编了出来，可是就这个女孩苦苦思索也没有头绪，而且连续几天都不知道从何说起。她自己也很发愁，怕丢脸。

直到她在晚上睡觉的时候，灵光乍现，出现了一个”科学怪人“的想法，这个科学怪人做实验做失败了、脸变形扭曲了、心地善良……脑海中闪过这样几个碎片画面，后来她就围绕这个“科学怪人”成功地向朋友们讲出了鬼故事。

这个女孩叫玛丽·雪莱，这个故事后来被她写成文学史上第一部科幻小说《科学怪人：弗兰肯斯坦》，然后她就成了科幻小说之母~

还有就是凯库勒在梦中发现了苯环的结构简式的故事、《哈利·波特》的创作灵感的故事……

我们人类很多颠覆性的创造、很多难以捕捉的灵感都是在自己意想不到的时候突然出现的，就像动画片里灯泡突然亮了一样，点亮了我们对某一问题的新思考方向。

这些都是因为大脑脱离了那个紧张的、理性的思考过程，通过离开案头，离开自己专注的环境，在放松的环境下得来的。

刘未鹏老师的《暗时间》也指出了这一点。

所谓暗时间，就是指那些被我们忽略的碎片时间，例如走路、吃饭、洗澡、买菜、通勤、甚至睡觉等等。

在这类时间里，我们通常不需要动脑，所以有人就提出，如果我们在这个时候保持思考，让大脑和身体分开运转起来，身体在走路大脑在琢磨问题，那我们一天就比别人多了好几个小时。

而且，这个时间思考问题很容易得到灵感，因为我们不再局限于案头，大脑更加放松，思维自然也就更加活跃。

看到这里，我希望你真正地认识到，吃饭、睡觉、运动这些看似无用的行为根本就不是浪费时间，反而非常有助于我们恢复精力、开阔思维，从而更有助于我们解决问题。

其次，工作期间也需要休息。我们的精力是有限的，一天的工作中，精力会越用越少，我们需要通过适当的休息来恢复部分精力。

这就不得不提到番茄工作法，先专注工作25分钟、再休息5分钟，此为一个番茄，接着再专注工作25分钟，休息5分钟，如此循环，每4个番茄休息15分钟……

这里的专注时间可以根据自己的状态灵活调整，如果早上精力旺盛，可以直接专注40分钟，如果觉得自己很可能被打断，则专注15分钟即可。

通过这样工作-休息的交替进行，我们的精力消耗速度会减缓很多，自己的高效状态也会保持得更久。

我现在是用滴答清单中的番茄钟功能开启我的专注模式，我觉得每次在点击“开启专注”这个按钮的时候，仪式感满满，真的能让我更快地进入专注状态。

这里有一点需要注意的是，在中途休息的时候不要玩手机、电脑等，就连刷剧、刷抖音、逛朋友圈这些事都不要做，因为我们打开屏幕的时候，所有注意力都是集中在屏幕上的，这其实是相当于开启了另一个专注模式，我们的精力仍在不断消耗，而不是重新蓄积。

小憩期间，我们可以离开座位走走，活动一下身体，重新接杯水，和身边人聊会天，看看远处风景等等，让我们的大脑放空一下，不去特意注意某件事。

此外我还有这种情况：在长时间专注做某事后，我会有点厌恶做这件事，无论怎样都做不进去，极其排斥（之前卢克文也发文说过自己有过这样的情况，不过他的情况更极端）。

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所以我还会选择莫法特休息法来避免自己出现这个情况。

什么是莫法特休息法呢？

《圣经新约》的翻译者詹姆斯-莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

这个方法的本质就是根据左右脑功能的不同，把工作分为两类，两类工作交叉进行，从而让左右脑轮流休息。

马克思在写《共产党宣言》间隙会刷几道高数题休息一下也是这个道理。

我理解，莫法特休息法就是换脑休息法。

这样一来，我基本上一天就主要做两件事，比如刷题和写文章，两者交叉进行，大脑就不太容易产生深深的疲倦感。

当然，我们同样需要基础的午睡、冥想。这些也都是休息的好方式。

第三，把电子手表精确到秒——提高时间敏感度的小技巧。

除了说前面提到柳比歇夫时间管理法能帮助我们提高自己对时间的敏感度，我自己还有一个小技巧在使用，就是把自己的电子手表表盘换成精确到秒的那种（数字秒的变化比指针秒的转动更有效！），自己随时能看见每一秒钟的流逝，这让我能切实感受到时间流逝无法阻拦、自己必须充分利用好每一分钟的紧迫感，从而进一步提升自己的工作效率。

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2.2.5 针对很闲、无事可做

对于很闲的人，要分两种情况来讨论，一个是长期很闲，再闲下去可能废掉的情况，第二是偶尔闲下来的情况。

如果我们处在长期很闲的阶段，我的建议就是立目标、养习惯。

一方面，给自己树立一个目标，然后将这个目标逐步分解子目标，再逐步分解到每天该做些什么来靠近这个目标。

关于立目标，我们既需要脚踏实地，也需要仰望星空。

脚踏实地指的是要结合自己的实际情况，先要满足自己的基本生活开支，让自己能够活下来。比如目前月入三千，那还是需要让自己成长到月入五千、七千、一万、甚至更多，至少当月收入要能够全面覆盖当月的支出，同时能有一些资金用来支持自己完成更长远的目标。

这个阶段的目标相当于是收入的增长，然后就要着手分解子目标。怎样才能加薪呢？提高自己的销售能力？主动学习专业知识？进而考虑报班、考证、请教资深同事、开拓客户、多做总结等等具体行动。从多个维度对加薪这一目标进行分解，这样就能得出子目标以及具体的行动。

这样才算得上脚踏实地。

钱不是万能的，但是没有钱是万万不能的。活下来就需要钱，所以我们在立目标的时候不能天马行空、胡思乱想。

只会脚踏实地的人生活得缺少一些价值，而且埋头赶路容易撞电线杆。所以我们还要学会抬头看路、仰望星空。

仰望星空指的是从人生的意义这个角度来思考，自己要成为什么样的人，自己在没有物质束缚之后最想做什么事。