企业邮箱管理需合法查看员工邮件记录，用于业务监督、合规检查、提升协作和文化建设。备份邮件可通过IMAP或自动备份，确保数据完整。登录Zoho邮箱管理员账号，设置eDiscovery模块进行邮件备份。

一、为何查看员工邮件往来记录？

企业邮箱关乎着和客户沟通的信息，在下面这些情形下查看员工邮件往来记录是有必要的举动。

1. 业务监督与风险控制：通过审查邮件，管理层可以了解业务进展，及时发现并解决潜在的合作问题、客户投诉或内部管理漏洞，确保业务平稳运行。

2. 合规性检查：在金融、医疗等行业，邮件往来记录是满足行业监管要求的重要依据。定期审查有助于确保企业行为符合法律法规要求。

3. 提升团队协作效率：了解员工间的沟通模式，可以发现沟通障碍，促进信息流通，提高团队协同效率。

4. 文化建设与信任建立：透明的管理方式有助于塑造开放的企业文化，增强员工之间的信任感，同时也是一种间接的监督机制，鼓励正面的工作态度。

二、查看员工邮件记录的前提是什么？

尽管查看员工邮件往来记录对于企业管理有着积极意义，但这一行为必须建立在合法与伦理的基础上：

1. 透明告知：企业应制定明确的邮件使用政策，并在员工入职时告知邮件可能被监控的情况，确保员工知情同意。

2. 最小化原则：查看员工邮件应遵循最小化原则，仅在必要时进行，避免不必要的侵犯个人隐私。

3. 目的正当性：查看邮件应出于正当的管理目的，避免滥用权限，侵犯员工的私人空间。

4. 保护隐私：即使在查看邮件时发现了与工作无关的私人信息，也应严格保密，不得泄露。

三、邮件备份的原理是什么？

邮件备份有两种方法，一是启用IMAP访问，二是邮件系统中的自动备份。前者受限于账户密码，员工一旦修改了登录密码，那么将接收不到新的邮件，具体的IMAP设置可以参考相关教程；后者自动备份则不受密码限制。下面是邮件备份的原理。

1、数据收集：首先，eDiscovery工具会连接到公司的Zoho Mail邮箱系统以及其他集成的云存储服务，如Zoho Docs。它能够自动索引所有邮件、附件和文档，建立一个可搜索的中央数据库，就像是为所有的电子文件制作了一份详细的目录。

2、智能搜索与筛选：接下来，当需要查找特定信息时，用户可以通过关键词搜索、发件人/收件人筛选、时间范围界定等方式，快速定位到相关的邮件和文件。更高级的功能还包括内容识别技术，能理解邮件和文档的语义内容，甚至可以根据上下文进行搜索，就像一个懂得你心思的图书管理员。

3、审查与分析：找到相关数据后，eDiscovery工具通常会提供一个审查平台，允许法务团队或授权人员在线查看邮件正文、附件等，还可以标记、注释或分类这些数据，便于进一步分析和决策。这个阶段就像是专家们在仔细研究找到的书籍篇章，决定哪些内容是关键证据。

4、导出与合规：最后，如果需要，可以将选定的电子数据导出为符合法律要求的格式，用于法庭呈堂或其他合规用途。这个过程确保了数据的完整性和真实性，好比是将重要章节复印出来，附上图书馆的官方证明，以备不时之需。

四、查看邮件往来的步骤是什么？

接下来将主要介绍自动备份的方法。如果您还没有企业邮箱，那么怎么注册企业邮箱呢？可以登录Zoho邮箱官网进行注册。

1、登录Zoho邮箱管理员账号

邮箱管理员有邮件备份权限，登录邮箱管理员账号后，点击右上方管理员头像，会出现几个功能选项，点击“管理控制台”按钮，进入到邮箱管理控制界面。

2、进入邮件备份页面

在管理控制台左侧找到eDiscovery模块，点击进入，会跳转到备份页面。

步骤一：找到留存政策——保留策略——新建保留策略

步骤二：填写保留策略的信息，包括保留的名称，保留账号的范围，保留邮件的范围（选择开始的期限），是否包含垃圾邮箱还是仅删除的邮件。

步骤三：在保留策略生效之后，点击预览结果，就可以看到我们所保留的账户的邮件信息。